Pontos Focais – TTD

PONTOS FOCAIS

O que a PORTARIA 131/SG/2018 determinou?

Determinou a nomeação de servidores que atuarão como Pontos Focais auxiliando na elaboração das Tabelas de Temporalidade da Administração Pública Municipal de São Paulo.

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Fui nomeado Ponto Focal do meu Órgão, e agora?

Você terá a responsabilidade de auxiliar na elaboração das Tabelas de Temporalidade do seu Órgão.

Quais as responsabilidades do Ponto Focal?

Como ponto focal você precisará ter conhecimento das áreas específicas do seu Órgão e das documentações produzidas e recebidas em meio digital e físico, pois elas serão analisadas para inclusão nas Tabelas de Temporalidade.

Você terá que participar de reuniões com a Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, para alinhamento das ações, resolução de dúvidas, e demais atividades necessárias para a Elaboração da Tabela de Temporalidade incluindo a definição e o cumprimento do cronograma para entrega das atividades à CGDOC.

Como ponto focal você será o responsável pela comunicação entre seu Órgão e a CGDOC, irá solicitar e acompanhar o preenchimento do Formulário de Identificação Documental enviando as áreas que possuem competência administrativa sobre o documento, centralizar o recebimento dos Formulários de Identificação Documental para posterior acesso da CGDOC via PROCESSO SEI, irá responder dúvidas internas sobre a Tabela de Temporalidade, se necessário deverá agendar reuniões com as áreas para análise das documentações que irão compor a Tabela, auxiliar as unidades na definição dos prazos de guarda dos documentos que constarão nas Tabelas de Temporalidade: Atividades - Meio e Fim.

O formulário será encaminhado pela Coordenadoria de Gestão Documental, da Secretaria Municipal de Gestão, durante a elaboração da Tabela de Temporalidade.

Para efetivação das ações deverá autuar o processo de elaboração e formalização da Tabela de Temporalidade.

Sempre existirá um ponto focal?

O Ponto Focal exercerá suas funções enquanto houver a necessidade de elaboração e atualização da Tabela de Temporalidade de seu Órgão, ou seja, suas funções são de caráter permanente.

Quais são as etapas para elaboração e formalização da tabela?

A elaboração e formalização das Tabelas de Temporalidade devem observar as seguintes etapas:

Passo 1: O ponto focal irá se reunir com a CGDOC para alinhamento das atividades, definição do cronograma de atividade e esclarecimentos de dúvidas. As reuniões irão ser devidamente registradas em atas.

Passo 2: O ponto focal irá encaminhar o Formulário de Identificação documental para as unidades de seu Órgão.

Passo 3: Caso seja necessário o ponto focal irá se reunir com as unidades para esclarecer dúvidas.

Passo 4: O ponto focal irá definir os prazos de guarda dos documentos juntamente com as unidades.

Passo 5: O ponto focal irá autuar processo no Sistema Eletrônico de Informações – SEI com o assunto “Oficialização da Tabela de Temporalidade”.

Passo 6: O ponto focal irá incluir no processo todo o material utilizado para elaboração da Tabela de Temporalidade incluindo os formulários recebidos e depois encaminhar o processo para a CGDOC.

Passo 7: O ponto focal irá se reunir com a equipe da CGDOC para padronização de terminologias e análise dos prazos de guarda dos documentos.

Passo 8: O ponto focal irá encaminhar o processo SEI ao Arquivo Histórico Municipal, da Secretaria Municipal da Cultura, para manifestação, nos termos do art. 14, § 1º, do Decreto nº 57.783/2017;

Passo 9: O ponto focal irá encaminhar o processo SEI para a CGDOC após a manifestação do Arquivo Histórico Municipal para análise final quanto aos aspectos materiais.

Passo 10: O ponto focal irá enviar o processo SEI à Assessoria Jurídica do Órgão de lotação dele, para análise quanto à regularidade do processo e validação do embasamento jurídico dos documentos e seus prazos de guarda, ressalvada a hipótese do parágrafo único da PORTARIA 131/SG/2018.

Passo 11: O ponto focal irá encaminhar para publicação a Tabela de Temporalidade que será mediante ato do titular do Órgão da Administração Pública Municipal responsável pela documentação avaliada, ressalvada a hipótese do parágrafo único da PORTARIA 131/SG/2018.

Qual o papel da CGDOC na Elaboração das Tabelas de Temporalidade?

Cabe a CGDOC orientar o ponto focal e esclarecer todas as dúvidas referentes à elaboração da Tabela de Temporalidade, ao preenchimento do Formulário de Identificação Documental, ou seja, as atividades relacionadas à Gestão Documental no âmbito da Prefeitura Municipal de São Paulo.

Tenho algumas dúvidas como posso contatar a CGDOC?

O ponto focal poderá nos contatar através do e-mail:

dinorm@prefeitura.sp.gov.br