Em breve, novidades

O Sistema Eletrônico de Informações – SEI, criado e cedido gratuitamente pelo TRF-IV, foi atualizado para a versão 4.0. O sistema está com interface visual renovada e responsiva, com recursos que melhoram controle de prazos, organização dos processos, acessibilidade, e muito mais!  Em breve traremos a capacitação completa EAD realizada pela Coordenadoria de Gestão Documental em parceria com a EMASP.

Vem aí o Suplemento Eletrônico do Diário Oficial – E-Publi! A nova plataforma de publicação de Atos Oficiais em substituição ao Diário Oficial. Criado para a leitura em dispositivos eletrônicos e integrada ao SEI, no E-Publi é possível publicar qualquer documento, mesmo que contenha tabelas e imagens, com um clique e sem restrição de horário. 

 

CAD-SAMSP

Para auxiliar os órgãos, integrantes do Sistema de Arquivo Municipal de São Paulo – SAMSP, a melhorar o gerenciamento e zelar por seus acervos, será necessário saber onde estão. O Cadastro de Acervos – CAD é uma relação de unidades custodiadoras de documentos com descritivo do acervo, que objetiva torná-las parte de uma politica de armazenamento única.

Política Municipal de Gestão Documental PGDOC

Instituída pelo Decreto 58.783 de 13 de julho de 2017, a PGDOC é um conjunto de diretrizes que tem por objetivo organizar a produção, uso e destinação dos documentos da Administração Municipal de São Paulo, de forma a tornar a informação acessível e sua guarda sustentável.






Portaria
01/CGDOC/2021




Mobilização

Com ações introdutórias, a equipe da CGDOC procura engajar e sensibilizar os órgãos sobre a importância da política de gestão documental e seu papel na implementação de práticas sustentáveis de produção e destinação de documentos.

25/06 - Formalização das Edocs
29 Publicados / 34 Órgãos 85%
05/08 - Participação no Encontro de Líderes
65 Participantes - 18 / 34 Órgãos 53%
Em andamento - Participação na Jornada de Gestão Doc
29 Participantes / 34 Órgãos 85%
Curso de introdução às práticas arquivísticas
61%
Curso de Gestão Documental aplicada à PMSP
1%
Planos de Classificação e Tabela de Temporalidade
1%

Capacitação

Por meio de parcerias, será ministrado um curso sobre noções de Arquivologia, com objetivo de fornecer subsídios para a execução das próximas etapas da PGDOC, bem como a internalização de práticas arquivísticas na Administração Municipal.

Diagnóstico

Mapeamento da situação dos órgãos e unidades em conjunto com as EDOCs, com a disponibilização de material de apoio como estoques, relatórios e indicadores, bem como visitas aos locais de armazenamento de acervos.

Mapeamento de acervos do SAMSP
Correição - Processos e Documentos
1%
Espaços de Armazenamento
1%

Avaliação Documental

Conhecendo as práticas arquivísticas, será dado início a confecção do Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade dos órgãos, efetuando avaliação criteriosa sobre a produção e ciclo de vida dos documentos. 

Organização

Mão na massa!

Na última etapa será efetuada a seleção de documentos e respectiva destinação. Serão descartados documentos com guarda vencida e digitalizados os que estiverem em fase corrente.

Sistema de Arquivos do Munícipio de São Paulo - SAMSP

O SAMSP é o fórum que reúne todas as unidades produtoras e acumuladoras de documentos em uma única estrutura organizada, com o objetivo de definir e executar as melhores práticas necessárias ao armazenamento e disponibilização da informação.

Órgão Central - Arquivo Público Municipal

A Coordenadoria de Gestão Documental – CGDOC é o órgão central que tem como base fixar as diretrizes e implementar a Política Municipal de Gestão Documental, articular e prestar orientação técnica aos integrantes do sistema, além de atuar com instância normativa nas área de gestão de documentos públicos. 

    Também lhe cabe criar e manter o Cadastro de Acervos, para propiciar estudos com vistas a estabelecer a infraestrutura adequada aos acervos documentais.

Órgãos Setoriais - EDOCs

A Equipe de Gestão Documental – EDOC, reunida pela portaria 01/CGDOC/2021, é uma rede de parceiros e colaboradores que já atuavam de forma isolada como gestores de aspectos específicos da gestão documental, como pontos focais da tabela de temporalidade e administradores locais do SEI, entre outros. 

As EDOCs passam a atuar como Órgão Setorial do SAMSP, tendo como objetivo ser o braço disciplinador e executor da Política Municipal de Gestão Documental – PGDOC na secretaria ou entidade da administração direta da qual faz parte. 

Arquivo Histórico Municipal

Ao AHM compete dar suporte às unidades integrantes do SAMSP no que se refere à preservação dos acervos por meio de políticas de conservação preventiva, curativa e restauro, e ações de monitoramento e controle permanente das condições dos depósitos. O AHM também é responsável por desenvolver projetos de ação educativa e cultural, contribuindo para a recuperação da memória coletiva e difusão do patrimônio documental do Município

Fale conosco e apoio

Você não está sozinho. Veja nosso material de apoio e se for o caso, fale com a gente!

Fale com o Arquip (chat)

Nossa assistencia virtual está sempre disponível para tirar suas dúvidas

Boas práticas

Temos tutoriais para várias ações envolvendo sistemas e gestão de documentos

Acesso aos sistemas

Links de acesso dos sistemas geridos pela Coordenadoria de Gestão Documental

SEI

https://sei.prefeitura.sp.gov.br

DOC

http://www.docidadesp.imprensaoficial.com.br

SEI TREINAMENTO

https://sei.treinamento.prefeitura.sp.gov.br

PORTAL DE PROCESSOS

https://processos.prefeitura.sp.gov.br

CAC PLUS

https://admin.cacplus.prodam/

SIP

https://sip.prefeitura.sp.gov.br

E-publi

https://epubli.prefeitura.sp.gov.br

TID

https://web4.prodam/tid

Chat

http://gestaodocumental.prefeitura.sp.gov.br/chat/

Secretaria Municipal de Gestão

|||| Arquivo Público Municipal “Jornalista Paulo Roberto Dutra”

São Paulo/SP – Brasil

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